¿Cómo adquirir un software ERP?

Mauro Gutiérrez

Mauro Gutiérrez

Software ERP
Tiempo de lectura: 4 min

Saber elegir un Software ERP siempre será una decisión complicada de tomar, sobretodo por la abundancia de opciones que el agresivo mercado de Software ofrece.

Sin embargo, es necesario entender que no todos los Software ERP están diseñados para todos los modelos de negocios y, adicional, no todos tienen la misma sensibilidad con los cambios que un negocio pueda tener para así del Software ERP un sistema escalable y que siempre se adapte a las constantes necesidades del negocio, en parte causadas por la agitada dinámica de los negocios que avanzan de manera muy rápida.

Tener la certeza de que un Software ERP estará siempre en concordancia con las tendencias, no resulta ser una tarea fácil para quienes venden y para los que adquieren el Software. Es ahí donde la empresa, principalmente, como principal interesado en dinamizar y mejorar sus procesos a través de la adquisición de un Software ERP, debe delimitar muy bien su negocio actual y, como tarea adicional, entender las dinámicas nuevas para así asegurar que el sis tema elegido será adaptable durante un tiempo prudente y no estar en la ineficiente necesidad de estar cambiándolo porque no se hizo un concienzudo ejercicio de entendimiento del negocio para así poderlo plasmar dentro de la funcionalidad del Software ERP.

Por ello, es importante la sinergia de quienes adquieren y quienes implanta el ERP para así asegurar el éxito. A continuación, vamos a ver algunos puntos a tener en cuenta para saber cómo ejecutar este proceso de adquisición de la manera más armoniosa posible.

Segmentar las posibilidades del Software ERP 

Cuando la Gerencia que dar el paso de adquirir un Software ERP, es importante que esté debidamente informado sobre las posibilidades que el mercado ofrece y así poder filtrar las posibilidades a las que potencialmente más se adapte el sistema al modelo de negocio. Para ello es importante considerar variables como:

  • La experiencia de la casa desarrolladora: esto es, ver si los clientes a los cuales ha implantado su Software ERP son del sector al que la empresa pertenece.
  • Servicio post-venta: de acuerdo a la experiencia de usuario de otros usuarios similares al sector al que la empresa pertenece, ¿es un servicio que garantizará el éxito cuando el Software ERP esté en marcha y se puedan encontrar problemas en el camino?
  • ¿Encaja al presupuesto aprobado?: muchas veces, el precio hace de juez y parte en la decisión de implantar un Software ERP. Esto se analizará más adelante para poder tomar la decisión correcta.

La empresa que adquiere, debe tener claro su modelo de negocio

Una de las prioridades a la hora de adquirir un Software ERP es la obligación de que la empresa adquirente tenga bien claro cómo opera su modelo de negocio. Es bien sabido que, en muchos de estos proyectos de implantación, uno de los mayores riesgos es que la empresa que adquiere no transmita de manera clara a los consultores su necesidad puntual, luego eso se traduce en que el Software ERP realice algo que la empresa adquiriente no hace, encareciendo así los proyectos por temas de reprocesos ineficientes, que en mayor medida son causadas por un mensaje no claro entre los interlocutores implicados dentro del proceso.

Es responsabilidad de la Gerencia que reúna a sus líderes de las áreas implicadas en el modelo de negocio y documenten los procesos para que así se vea un todo armonizado. Siempre será útil que, en la medida de lo posible, los procesos sean mapeados en un diagrama de flujo, ya que esto facilita el entendimiento por parte de los implicados. Lo anterior en función de aquella premisa que dice: “una imagen vale más que mil palabras”. Al poder mapear el modelo de negocio en diagramas de flujo facilita mucho la labor de los consultores responsables en la implantación del Software ERP, ya que estos sistemas están programados a base de lógica, por lo que es más fácil identificar si el Software ERP está en la capacidad de ejecutar tal cual como lo desea la empresa adquiriente o si por el contrario, los consultores pueden brindar una alternativa que logre satisfacer la necesidad del cliente.

Modelo de negocio mapeado: ¡A implantar!

Una vez que la empresa haya hecho una segmentación y haya definido su modelo de negocio a través de los diagramas de flujo (manera sugerida, más no obligatoria), la empresa estará en capacidad de poder presupuestar mejor los esfuerzos y dinero a invertir para así no desgastarse innecesariamente en este proceso que demanda un gran esfuerzo.

Es importante entender que, como todo en la vida, el esfuerzo de conseguir algo no debe superar los beneficios a obtener, esto aplica también a la hora de adquirir un Software ERP. Aunque pareciera difícil de creer, las empresas terminan realizando grandes esfuerzos en un ERP que puede ser muy robusto y que no genera el beneficio suficiente, dado que al no realizar un correcto mapeo del modelo de negocio, terminan adquiriendo módulos y/o paquetes innecesarios, traducidos como inversiones innecesarias.

Al haber hecho el mapeo, es más fácil que la empresa logre determinar con mayor precisión los módulos necesarios que se adecuen, esto sin duda representa una gran optimización en términos de esfuerzos y presupuestos, dado que los tiempos disminuirán considerablemente y la compañía no deberá realizar una inversión mal hecha a razón de un correcto mapeo. Es esto, en últimas, una analogía como cuando se va adquirir una prenda de vestir: si la persona necesita un prenda de talla S, no hay razón para que compre una M, y menos una L, eso es entrar en ineficiencias innecesarias. Distinto es cuando se adquiere una prenda de vestir talla S-M, es decir, que es escalable a ambas tallas: es bajo el concepto de escalabilidad en la que un Software ERP debe ser adquirido, habiendo entendido las necesidades del modelo de negocio actual y delinear los posibles cambios que el modelo de negocio pueda tener en el futuro para así asegurar que el Software ERP no quedará pequeño y, por ende, no haya necesidad de adquirir otro Software ERP a causa de una mala planeación.

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