¿Cómo ahorrar dinero durante la implantación de un sistema de gestión empresarial?

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Cada vez son más las empresas que implementan un sistema de gestión empresarial en su negocio, por ello analizar detalladamente cómo ahorrar dinero durante la implantación de éste será fundamental en el proceso, si ya te decidiste a adquirir uno.

Como empresario siempre estás buscando nuevas formas de optimizar tus recursos, los cuales en las pymes a diferencia de las grandes empresas suelen ser reducidos y del mejor uso de ellos dependerá que la inversión cobre sentido y se traduzca rápidamente en rentabilidad y generación de nuevos recursos.

En este artículo te daremos algunos consejos que te permitirán ser más eficiente en esta inversión para que quedes satisfecho y feliz con esta nueva herramienta. 

¿Qué es un sistema de gestión empresarial?

Comencemos por lo más básico, un sistema de gestión empresarial o ERP como se denomina comúnmente es un software que permite unificar muchos de los procesos y actividades de la compañía permitiendo que se realicen desde una misma plataforma común a todos los trabajadores. El objetivo es poder controlar, planificar, organizar y direccionar cada uno de estos procesos de forma automatizada para que estén alineados con los objetivos del negocio, de estar forma, administrar todas estas actividades se vuelve más fácil y te ahorra tiempo en labores manuales y repetitivas, así mimo evitar errores y elimina reprocesos.

Evidentemente la utilidad de este sistema estará atado a la personalización, el nuevo software debe adaptarse a las necesidades de la empresa, y la labor de su implementación dependerá de cuán complejas son sus procesos y del alcance que le quieras dar a esta herramienta.

Ya adquiriste tu software y estás a punto te empezar el proceso de implementación, ¿Cómo ahorrar dinero?:

Analiza tus necesidades actuales y futuras

Sin duda encontrarás cientos de sistemas ERP en el mercado, que te ofrecerán un gran número de funcionalidades y servicios que tal vez ni siquiera necesites, así que te recomendamos organizar tus ideas y dedicar un tiempo a listar claramente las necesidades actuales y futuras de tu negocio, no es necesario que adquieras el software más sofisticado como se suele pensar, puede que obtengas una herramienta innecesariamente compleja que al final te genere un gasto y no una inversión.

Una vez tengas tu lista compara las diferentes soluciones del mercado ya que no todas son para tu empresa, es usual que los proveedores tecnológicos se especialicen en algunos tipos de empresas o en algunas de un tamaño en específico, no sigas los consejos de tu amigo empresario que tiene un negocio diferente al tuyo, verifica que el software de gestión empresarial sea el adecuado para ti.

Fija un presupuesto

Es común que queramos implementar de una vez todos los módulos o funcionalidades de un sistema ERP, pero esto no es necesariamente la mejor forma de hacerlo. Por ello, te recomendamos establecer un presupuesto, si vas a implementarlo por fases, cuánto dinero cuentas para cada fase, puedes empezar por lo básico, por el proceso más relevante y poco a poco irle añadiendo otros. Lo importante es que conozcas con qué inversión cuentas para no excederte y que puedas ir transformando tus procesos en la medida que tus recursos lo permitan.

En este punto es importante que elijas un software escalable, que crezca o decrezca al mismo ritmo de tu negocio, con esto no tendrás que gastar más de lo que se necesario y te podrás adaptar a los imprevistos del mercado.

Asegúrate que tu proveedor es un experto:

Implementar un sistema de gestión empresarial es una tarea que implica experiencia y acompañamiento, tu proveedor debe tener trayectoria en el mercado y darte el respaldo suficiente para que te sientas seguro durante la implementación. No dudes en investigar su recorrido, sus clientes, revisa las opiniones de sus clientes, si tiene el equipo suficiente y las herramientas multicanal que necesitas para contactarte con ellos cuando lo necesites, que te de capacitación sin costo adicional, en fin, busca un proveedor con el que te sientas que realmente estás con un experto para que estés tranquilo durante el proceso.

Elige un software sencillo y fácil de manejar

Si bien un software de gestión empresarial debe ser robusto e integral para que pueda cumplir con su objetivo, no significa que deba ser complejo y engorroso al usar, te darás cuenta que muchos sistemas administrativos para PYME en Colombia son complejos y enredados de operar. Los usuarios las aprenden a utilizar después de muchos esfuerzos, y capacitaciones, pero normalmente los gerentes o dueños de negocios tienen temor de aproximarse a ellas pues sus interfaces no son amigables. Para poder ahorrar dinero, un software administrativo tipo ERP debe romper este paradigma: debe ser diseñado desde un principio para ser fácil e intuitivo para el gerente o administrador de una PYME como para su contador. De esta forma ahorrarás tiempo de entrenamiento y dolores de cabeza que causen una temprana desmotivación del equipo cuando estén conociendo el sistema.

El líder y el equipo debe estar comprometido e involucrado

Durante la implementación de un sistema ERP es primordial que se trabaje de forma unificada con todo el equipo que esté involucrado, ya que su éxito dependerá tanto del proveedor de la solución de gestión empresarial como de la participación y compromiso de los usuarios líderes de parte del negocio que lo implementa.

Cada área se convierte en un eslabón en la cadena de procesos que deberá estar conectado y generar una sinergia entre ellos, el sistema se ocupará que todo funcione correctamente, pero esto dependerá de que cada integrante dé los parámetros y la información relevante durante el proceso de implementación. Así mismo el equipo debe mostrar un interés por conocer las funcionalidades de la herramienta y de interactuar con ella para identificar dudas y posibles mejoras.

Elige un sistema ERP en la nube

Son incalculables los ahorros que trae un software en la nube especialmente para las pequeñas y medianas empresas, ya éste no necesita estar instalado en un computador específico en la empresa, por lo cual, no necesitarás comprar robustos equipos que te generen un costo adicional, ni invertir en un gran departamento de IT para su mantenimiento. Un sistema ERP en la nube funcionará en un servidor web, al cual tendrás acceso en todo momento desde cualquier lugar.

Además, no tendrás que preocuparte por la seguridad de tus datos, ya que éstos estarán almacenados en grandes servidores junto con la información de grandes empresas y multinacionales que ya utilizan estos sistemas en la nube.

Como lo puedes ver existen muchas formas de ahorrar dinero durante la implementación de un sistema de gestión empresarial, lo más importante es que estés convencido de estar tomando una decisión que a mediano y largo plazo se convertirá en un aumento importante en la competitividad de tu negocio, así como estar a la vanguardia de las tendencias de mejores prácticas de grandes empresas que ya han alcanzado su éxito, con lo cual no habrá otro resultado más que el éxito y crecimiento de tu inversión. Sácale el mejor provecho a esta herramienta, crece de la mano de esta herramienta de gestión que te permitirá controlar inventarios, facturación, contabilidad y cuentas para que no tengas problemas cuando tus clientes y ventas empiecen a subir como espuma. ¿Suena interesante? Puedes probar Loggro

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.