¿En qué momento se debe implantar un Software ERP?

Mauro Gutiérrez

Mauro Gutiérrez

Software ERP
Tiempo de lectura: 4 min

Hoy en día, los negocios crecen de manera rápida. Ese mismo crecimiento, implica que la información que suministra actualmente el software ERP.

Los sistemas de información de la compañía, no son lo suficientemente poderosos para tomar las decisiones correctas que encaucen el negocio de manera positiva.   Es ahí, donde los negocios entienden que no solo la información es vital, sino que también el modo de articular todos los procesos implicados en la operación debe ser de la manera más amigable para el negocio, mitigando así los impactos inherentes a la implantación y transición a un ERP.

A continuación abordaremos cada una de las fases que indican que es el momento de implantar un Software ERP.

Cuando el trabajo manual, está por encima del análisis

Cuando una empresa comienza, generalmente una persona suele ser quién registra las operaciones y, en muchos casos, la misma que los analiza dado que el volumen es manejable. Sin embargo, nadie crea una empresa con la pretensión de que este quede estática a nivel de empleados y de operaciones, por ello, cuando las operaciones empiezan a aumentar gradualmente a la par que el análisis comienza a disminuir, ese es un punto clave para así tomar la decisión de implantar un Software ERP.

Un Software ERP debe ser un aliado tecnológico del negocio, puesto que debe estar bajo la premisa: “la tecnología al servicio del hombre, no el hombre al servicio de la tecnología”. Lo primero sucede cuando todas las operaciones pueden ser abarcadas sin dispensar mucho tiempo, ya que el registro per sé es algo que debe hacerse en algún momento, pero el poder analizar debe ser casi de manera inmediata, dado que una decisión no tiene el mismo impacto en cualquier momento de tiempo, es decir, no es lo mismo una decisión tomada hoy a la que se toma un par de semanas después. Un software ERP brinda toda las herramientas necesarias para que se puedan contemplar todas las operaciones y así analizarlas para brindar el valor agregado a las empresas, que se traducen en las decisiones que toman los responsables de cada compañía.

Al ser un Software ERP un aliado tecnológico, es importante considerar el gran paquete de reportes que puede generar directamente, sin necesidad de una manipulación manual para poderla modelar según la necesidad puntual. Eso disminuye mucho el tiempo para el proceso de transformación de información, ya que el mismo Software ERP podrá generar una serie de reportes estándar, así como la posibilidad de crear reportes personalizados según las necesidades que el negocio necesita, es decir, entre menos tiempo se use para reportar, más tiempo habrá para analizar y brindar valor agregado a la empresa, que es a la final el fin último por lo que las personas son contratadas en las empresas.

Cuando los procesos se han fortalecido

Uno de los puntos álgidos para tomar la decisión de implantar un Software ERP, está en la premisa de que los procesos están en programas diferentes, por lo que se hace necesario articular todos los procesos en un mismo sistema. En muchos casos, las empresas tienen los procesos segmentados en función de cuántos procesos tienen, por lo que hay un mayor costo en función de la administración de cada uno, lo que resulta muy poco eficiente. Lo anterior sumado a que si se quiere cotejar la información, es más complejo dado que cada programa tendrá su propia estructura y así mismo comparar dos bases de datos demandará mucho tiempo.

Un Software ERP permite que la información se articule con todos los procesos de la compañía, por lo que cada uno de los usuarios estará usando la misma información sobre la misma base de datos, por lo que su administración será mucho más sencilla. Solo basta que aterrizar con un ejemplo para visualizar el impacto positivo que tiene esto:

Nace el potencial cliente > Cotiza > Se genera la orden de compra > Se realiza la remisión de almacén > Se genera la factura > El cliente paga y se genera el recibo de pago.

Bajo el primer escenario planteado, se podría decir que al menos los 4 primeros procesos podrían estar abarcados en un solo programa y los dos últimos en el otro. Ahora supongamos que uno de los dos falla, ¿hay razón para detener el ciclo del negocio por una falla? Razones como esa es la que le dan poder a la decisión de implantar un Software ERP, porque todo se realiza en tiempo real y en temas de trazabilidad es mucho más controlable que cuando se manejan los procesos en programas separados.

Así mismo, al estar todo bajo un mismo Software ERP, facilitará los procedimientos de control interno, ya que todo estará bajo una misma lógica, haciendo de este proceso algo más armonioso, que estar controlando un variedad de reportes y sistemas para un solo negocio.

Cuando la información no es generada a tiempo

Una de las necesidades que más llaman la atención, sobretodo de los tomadores de decisiones en las empresas, a la hora de implantar un Software ERP, es poder tener la información en tiempo real o en menor tiempo para así tomar las decisiones en el momento apropiado de acuerdo a las dinámicas de los negocios.

Actualmente, las personas que toman las decisiones deben esperar un reporte (el cual muchas veces por parte del área de contabilidad/finanzas, para así visualizar el estado actual de la compañía, para luego tomar la decisión que mejor impacto genere dentro del negocio. Esa connotación, tiene que considerar el hecho mismo del tiempo que toma realizar todo el reporte, ya que muchas veces es un excel que puede resultar no amigable para una persona que debe tomar una decisión de manera rápida.

Un Software ERP ayuda a mitigar los tiempos de generación y reporte de la información. Adicionalmente, no existe necesidad alguna para generar algún proceso adicional para tener la información actualizada, puesto que esto se actualiza en tiempo real. Adicional, un Software ERP tiene una variedad de múltiples reportes que facilitan las maneras en que la información es desplegada, facilitando así el entendimiento de la información para la tomas de decisiones.

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