Facturación electrónica desde un software ERP

Mauro Gutiérrez

Mauro Gutiérrez

Software ERP
Tiempo de lectura: 4 min

En Colombia, la facturación electrónica desde un software ERP ha llegado para quedarse y para revolucionar la manera en la que se hacen negocios.

Es bien sabido que la facturación electrónica es un proceso que implica las partes del adquirente, el vendedor y de la DIAN, ya que los 3 estarán con la misma información acerca de las transacciones que se realizan. Sin embargo, la llegada de este proceso al país, ha hecho que muchas empresas tengan que tener un software adicional para poder cumplir a cabalidad esta obligación, forzando así a incrementar esfuerzos económicos para poder tener otro software que se integre al de uso diario en las empresas, volviendo este proceso en una carga más.

A la luz de ello, los Software ERP, con su premisa de ser más rentable y de planear mejor cómo se manejan los recursos dentro de la empresa, ofrece muchas facilidades cuando este proceso de facturación electrónica ya se encuentra incorporado.

A continuación vamos a ver cómo se cumple esta obligación cuando se cuenta con un Software ERP.

¡El Software ERP ya tiene integrado la facturación electrónica!

Como bien se había mencionado, este proceso de facturación electrónico implicó que muchas empresas tuviesen que implementar y contratar un tercero que permitiera integrar la información de la facturación electrónica con el otro software de uso común en la empresa, lo que se traducía en mayores costos y esfuerzos para las empresas, volviéndolo así un proceso adicional, cuando en realidad debería ser rutinario. Para ser más específico: eso obliga a que los usuarios tenga que comparar de manera constante la facturación que realizan de manera constante en ambos sistemas, para así validar que no hayan discrepancias, pero esta conciliación demanda tiempo, por lo que no debería ser así.

Un Software ERP, en cambio, muchas veces ya tiene la solución de facturación electrónica integrada, esto quiere decir un gran ahorro de tiempo y esfuerzo porque todo se hace desde el mismo ERP, es decir, bastará hacer el ingreso de información una vez para que quede en ambos lados. Esto disminuye los tiempos de conciliar información y demás, volviendo este proceso más amigable para todos los colaboradores dentro de la empresa.

Un punto a favor de que la solución de facturación electrónica esté integrada al Software ERP, es el tema de que se mitiga mucho los dolores de cabeza de responsabilidad. Y esto es vital, porque cuando se adquiere una solución por fuera de nuestro software convencional, es común que si al momento de transmisión de información, sucede algún error inesperado, quizás los desarrolladores del software de facturación electrónica no se hagan responsable de la situación y empiecen a tildarse unos a otros de quién fue responsabilidad del error.

Por el contrario, cuando la facturación electrónica está integrada al Software ERP, es más transparente para todas las partes de que la responsabilidad al momento de un error es responsabilidad del mismo ERP y no de terceros, lo que facilita así los diálogos y las formas de buscar soluciones a los percances que se puedan presentar.

Así mismo, es más fácil realizar conciliaciones entre la información del Software ERP y la del módulo de Facturación Electrónica, pues estarán bajo la misma estructura de datos

¿Cómo se realiza el proceso de facturación electrónica?

Para cumplir con el proceso de facturación electrónica, en un Software ERP bastará con un click para que, una vez emitida la factura dentro del programa de facturación convencional, ahora pase a ser reportada a la DIAN a través de la facturación electrónica.

El proceso es el que se describe a continuación:

  1. El usuario crea el documento (factura de venta, nota débito y/o crédito) dentro del sistema de facturación y/o ventas.
  2. Una vez creado, el usuario tiene la opción de que el documento sea dirigido para el proceso de facturación electrónica.
  3. En el momento de la emisión, el documento de facturación electrónica ya tendrá el código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) y el código QR (Código Bidimensional).
  4. Adicionalmente, es posible que además del documento de facturación electrónica, la persona quiera enviar un documento adicional de soporte, de ser así, se sugiere que sea un archivo no mayor a 2MB.
  5. Luego, los mismos documentos son entregados a la DIAN en el plazo que la ley estipula para ello.
  6. El usuario estará en capacidad de brindar al adquirente una copia del documento electrónico, ya sea en formato XML, vía correo electrónico o en documento físico.
  7. Luego, el usuario recibirá un acuse de recibo por parte del adquirente, que ratifica que el documento ha llegado a la bandeja de correo electrónico suministrada por el adquirente. Sin embargo, en muchos de los casos, esto no quiere decir que la factura haya sido aceptada o rechazada, para ello, dentro del correo, el adquirente recibirá un link donde podrá decir si la factura es aceptada o rechazada.
  8. Adicionalmente, el adquirente tendrá acceso al portal con un usuario único, para que pueda ver los documentos electrónicos emitidos y así obtener copias de los mismos, como también para acepta y/o rechazar si así lo cree conveniente.

Lo anterior fue desde el punto de vista de la venta por parte de la empresa, ahora veremos cómo es desde el punto de vista de la compra en el Software ERP.

  1. La factura es recibida y procesada en el módulo de compras/cuentas por pagar del Software ERP.
  2. Una vez procesada, pasa por el módulo de Facturación Electrónica para así validar la recepción de la factura, así como sus adjuntos.
  3. Ya validada, el vendedor estará recibiendo el acuse de recibo de acuerdo a los plazos estipulados por la ley.

Es importante que las empresas puedan tener desde ya la facturación electrónica desde su Software ERP, ya que implica un gran ahorro de esfuerzo para cumplir a cabalidad esta obligación de carácter tributario. Así mismo, al estar integrado, disminuye los costos de capacitación porque será un módulo adicional dentro del Software ERP, por lo que el proceso de sensibilización y de aprendizaje con la herramienta será mucho más rápido.

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