¿Por qué un Software ERP es la mejor inversión para la eficiencia empresarial?

Equipo SOFSIN

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Software ERP
Tiempo de lectura: 5 min

¿Por qué un Software ERP es la mejor inversión para la eficiencia empresarial?

Una de las mayores preocupaciones que tienen los gerentes es la de identificar las ineficiencias, ya que las mismas significan fugas de dinero que destruyen la generación de valor. Es por ello, que los gestores de información y/o gerentes deben contemplar la posibilidad de implantar un Sistema de Gestión Empresarial que permita incrementar la eficiencia empresarial, para así mismo poder generar valor a los accionistas de la empresa. A continuación abordaremos algunas razones que permiten entender porqué invertir en un Software ERP es la mejor decisión para alcanzar la anhelada eficiencia empresarial.

Automatización de tareas rutinarias

La implantación de un ERP en línea, tiene como uno de sus grandes impactos el hecho de que permite automatizar tareas rutinarias, esas que si no se atacan a tiempo van en contra de la eficiencia empresarial. Pensemos el ejemplo del proveedor. Una vez que se paga, generalmente, la persona debe destinar un tiempo para notificar al proveedor del pago, y en dicha notificación se indica las facturas que se desean pagar. Ahora bien, si es uno o dos, está bien, ¿pero si son más de veinte o treinta? Es ahí donde un ERP en línea ayuda bastante porque muchos de ellos poseen la posibilidad de notificar al proveedor una vez realizado el pago sin intervención del usuario. Lo mismo podría suceder con los clientes. Si nosotros deseamos notificar al cliente sobre el estado actual de sus cuentas, muchas veces, se debe extraer la información y realizar una manipulación sobre la data para poder enviar un estado de cuenta. Eso en términos de tiempo puede ser impactante si se trata de muchos clientes. Un ERP en línea ejecuta eso de manera más sencilla, porque bastará con un par de clicks para poder notificar de manera eficaz y elegante al cliente su estado actual y así tomar decisiones de crédito entre otras.

Más eficiencia son mejores relaciones comerciales a través de la información del Sistema de Gestión Empresarial

Un Sistema de Gestión Empresarial, además de poseer unos robustos módulos, también posee unos robustos reportes que permiten mejorar los análisis del negocio. Antiguamente, a través de un Software Contable recién se podía ver cuánto vendían y que vendían y de ahí para adelante construir un reporte de gestión que permitiera ver tendencias de consumo y demás, era casi imposible. La llegada de los ERP en línea han dado la posibilidad de desplegar reportes de todo tipo y así, a partir de la información recolectada, es posible establecer estrategias de fidelización de los clientes a través de sus costumbres de pago y demás. Ese tipo de información permitirá al área de mercadeo desarrollar mejores estrategias en pro del crecimiento de la empresa. Lo mismo podría suceder para las compras, ya que al ver las tendencias de compra que la empresa tiene, es más fácil tener argumentos para poder establecer estrategias de negociación y términos de pago con los proveedores más recurrentes, ya que con información es mucho más fácil establecer esas tendencias y posteriormente desarrollar esas estrategias para consolidar la relación con los clientes y proveedores. Por ello, es importante elegir el Sistema de Gestión Empresarial más adecuado para tener un aliado tecnológico que permita consolidar las relaciones comerciales

Más información y más precisión, significarán una mejor precisión

Un Sistema de Gestión Empresarial brinda una gran ventaja en temas de información. Aunado con el punto anterior sobre explotar un solo dato, es importante saber que esos datos combinados permiten generar mayor cantidad de reportes con precisión y eficiencia. La posibilidad de que un ERP en línea pueda producir múltiples reportes con un único dato es sin duda alguna un gran impacto en términos de eficiencia empresarial, ya que permite explotar el dato desde diferentes áreas, para así tomar decisiones segmentadas por área, para con ello detectar posibilidad de mejora en términos de tiempo o procesos. Todo enfocado hacia la eficiencia empresarial, que es el objetivo final de cualquier gestor y/o gerente.

Aquí un ejemplo de lo que se expone:

  • El departamento comercial captura la información de un prospecto de cliente.
  • Luego de que la oferta realizada por el departamento comercial satisface las necesidades del prospecto, el prospecto se convierte en cliente.
  • Al ingresar como cliente, no existe necesidad de ingresar información, ya que este tuvo que haber capturado bajo la información registrada en la prospección, es decir, la información se va explotando de un módulo a otro dentro de la misma base de datos.
  • El cliente genera la orden de trabajo y el departamento comercial traslada la requisición a producción para poder realizar la orden. El área de Producción no debe ingresar información adicional, porque la información con la que nació desde la prospección servirá y bastará diligenciar campos que sean de particular interés del área.
  • Una vez que la orden fue realizada, está lista para ser facturada, por lo que el dato capturado en la prospección también será utilizado para efectos legales y contables.
  • Luego el cliente realiza el pago de la obligación y el área de tesorería usará la misma información con la que se creó.
  • Luego el cliente retoma el ciclo y así.

¿Qué significa lo anterior? Un aumento de la eficiencia empresarial a través del uso adecuado de un solo dato, que le permitirá a la empresa entender muchos de los comportamientos de un cliente y así mismo entender desde un punto de vista de áreas cómo se comportaría otros prospectos dentro del sector. Comportamientos como:

  • ¿Cada cuánto realiza una solicitud?
  • ¿Cuál es el monto promedio de cada solicitud?
  • ¿Cómo es el comportamiento de pago del cliente?

Esta serie de preguntas deberán dar como respuestas estrategias para que la empresa pueda pronosticar y manejar mejor los negocios futuros, aumentando así su eficiencia y por ende su volumen de ventas.

Mejora de todos los procesos de la empresa

El aumento de la eficiencia empresarial lleva consigo mismo una mejora de todos los procesos de la empresa. Al consolidarse todo bajo un ERP en línea la empresa es capaz de tener un flujo de información más ágil para abarcar todos los procesos productivos. Eso permite realizar una gestión más enfocada hacia la generación de valor. Ya que al estar todo estandarizado, es posible realizar correctamente los análisis de costos del producto y/o servicio a prestar, para así mismo establecer mayores volúmenes de rentabilidad.

Cuando los flujos de trabajo son claros, la empresa estará en capacidad de pensar más hacia al futuro, ejemplos de metas a futuro son:

  • Mayor capacidad de producción para generar más ventas.
  • Mayor capacidad de captar clientes y ofrecerles mayores volúmenes de acuerdo a la capacidad que se pretende instalar (aunado con el punto anterior).

Diseñar nuevas estrategias de prospección de clientes, con base en la información que reposa bajo el Sistema de Gestión Empresarial. Si la empresa puede modelar un grupo de empresas por sectores, contará con buenos insumos de información para modelar decisiones que le permitan constituir un Know How sobre cómo gestionar clientes pertenecientes al sector y así mismo enfocar sus esfuerzos para realizar negocios con ellos.

Conclusiones

  • Un Sistema de Gestión Empresarial permite que la empresa pueda explotar mejor la información que reposa en sus bases de datos, por lo que una buena gestión de la misma permite corregir y gestionar los negocios actuales y futuros que la empresa tiene.
  • Un Sistema de Gestión Empresarial es una gran herramienta para lograr la estandarización de los procesos y así disminuir costos administrativos que no son eficientes y que van en contra de la competitividad de la empresa.

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