¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para adquirir un Software ERP?

Mauro Gutiérrez

Mauro Gutiérrez

Software ERP
Tiempo de lectura: 4 min

Las empresas deben hacer una reestructuración de procesos, el cual se facilita con la adquisición de un Software ERP

Cuando los negocios comienzan a crecer de manera acelerada, sin duda alguna, debe enfrentarse a varios desafíos que conllevan ese crecimiento, entre ellos, el capaz de adaptarse al cambio que es uno de los aspectos en donde, lamentablemente, muchas empresas se quedan y no logran dar el siguiente paso.

Ese siguiente paso y esa adaptación al cambio debe tener como eje el hecho de que, de no hacerlo, las empresas pierden competitividad puesto que sus procesos se pueden tornar costosos y obsoletos, por lo que reduce el margen de poder salir adelante en el proceso de cambio.

Es por ello, que las empresas deben hacer una reestructuración de procesos, el cual se facilita con la adquisición de un Software ERP que les permita armonizar y realizar esa transición sin muchos conflictos. Vamos a enunciar a continuación aspectos a tener en cuenta para que la implantación de un Software ERP sea una solución y no un dolor de cabeza.

Documente sus procesos

Aunque pareciera increíble, en muchas empresas pecan por no documentar sus procesos. Esa carencia de documentación se traduce en mayores costos con relación a la curva de aprendizaje de un colaborador nuevo. Cuando usted documente sus procesos (se recomienda mucho hacerlo con gráficos y diagramas de flujo que facilitan el entendimiento), podrá encontrar qué acciones no son eficientes y deben ser removidas y/o reemplazadas en el nuevo proceso que se realizará en el Software ERP. Esto ayudará a que la empresa limpie el panorama de acciones que no generen valor y así impactar de manera negativa la implantación del Software ERP. Es por eso, que una vez documentado, es más fácil sentar las bases de una implantación de Software ERP y así facilitar la gestión de este proceso dentro de los colaboradores de la empresa.

Así mismo, la documentación de sus procesos le permitirá ver mejor qué Software ERP está adaptado a sus necesidades o solicitar al personal de implantación qué necesidad puntual requieren. Uno de los grandes fallos en este proceso es la falta de documentación porque a la final es el mensaje más claro y fidedigno de la necesidad del cliente hacia el implantador del Software ERP, por lo que eso ahorrará mucho tiempo para ambas partes.

Realice un análisis del hoy y del mañana

Antes de adquirir e implantar un Software ERP, es importante que la empresa, a través de la gerencia, haga un ejercicio concienzudo del panorama de la empresa, es decir, analizar qué ventajas le traerá a hoy y mañana la implantación de un Software ERP. Es importante hacer entender que implantar un Software ERP no es simplemente cerrar un programa para abrir otro, no, error. Una implantación de un Software ERP requiere que la Gerencia haya hecho un mapeo de sus necesidades actuales de información y de procesos para así tomar la decisión de dar el paso a la implantación, que demanda un esfuerzo de todo el personal, sobretodo por ser un cambio en la manera en que se hacen las cosas.

Así que es importante hacerse estas preguntas al momento de adquirir un Software ERP:

  • ¿Está la empresa en un momento exponencial en el que debe automatizar y mejorar sus procesos con el Software ERP?
  • ¿Es realmente el beneficio que se obtendrá del Software ERP mayor al esfuerzo que se realizará para implantarlo?
  • ¿Se cuenta con el personal que se adaptará al cambio y así mismo asumirá con responsabilidad y diligencia el esfuerzo que implica implantar un Software ERP?

Una manera de poder responder a todos esos cuestionamientos, es realizando el ya mencionado mapeo de procesos y, luego, añadir un análisis de tiempos que permitirá visualizar qué procesos mejorarán en términos de tiempo y respuesta con la implantación del Software ERP.

Tómese el tiempo necesario para implantar un Software ERP y elija el tiempo adecuado

Otro de los grandes retos que se enfrentan las empresas es que, al momento de adquirir un Software ERP, eligen el que le recomiendan sin hacer un mapeo de procesos. Es importante que las necesidades estén debidamente mapeadas para que la empresa pueda elegir el Software ERP adecuado, esto porque cada Software ERP demandará un tiempo y un esfuerzo diferente, por lo que es importante tener esto debidamente claro para así seleccionar el Software ERP que realmente se adapte a las necesidades del hoy y las del mañana de la empresa, para así asegurar la escalabilidad del Software ERP y no tener que hacer un esfuerzo sobre proporcionado para una solución que no estará en uso en un mediano tiempo. Por eso es importante que todos los responsables del área hagan el ejercicio de mapear correctamente la necesidad para que la gerencia seleccione el Software ERP que hará más eficiente la gestión de la empresa.

Otro aspecto a tener en cuenta, es el momento que se selecciona para arrancar con el proyecto. Es aquí donde la Gerencia debe a poner en consideración todas sus obligaciones de información con clientes internos y externos para elegir así la época más adecuada para implantar el Software ERP. Una guía para poder seleccionar el momento adecuado para arrancar con la implantación del Software ERP es:

  • Planificar las fechas importantes de entregas de informe, reportes a entidades a y otros.
  • Con esa planificación, es posible ver qué tiempos son los que no hay premuras en reportes, esto porque en muchas ocasiones, cuando las empresas deciden implementar Software ERP en tiempos de alta demanda de información, como a final de año para citar un ejemplo, se enfrentan a que sus empleados estarán más concentrados en el final de año que en la implantación. Por eso es importante que los recursos destinados a la implantación del Software ERP sean adecuados.
  • Elegir siempre fechas que no requieren una alta demanda de información será la mejor decisión, porque el colaborador no estará agobiado por entregas de información y podrá participar activamente en el proceso de implantación no solo como agente activo y/o usuario en el proceso, sino aportando ideas durante el proceso que pueden ser implementadas en el proceso de implantación del Software ERP.

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