Sistema de gestión empresarial para los Contadores: del registro al análisis

Equipo SOFSIN

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Software ERP
Tiempo de lectura: 4 min

Sistema de gestión empresarial para los Contadores: del registro al análisis

Antiguamente, todos los responsables del área contable estaban más enfocados en el registro que en el análisis. Las arduas jornadas estaban enfocadas a digitar y no a pensar. Básicamente, se trabajaba más con las manos que con la cabeza. Razones como esas son las que enmarcan la vital diferencia entre un Software Contable y un Software ERP: el primero es más limitado y tiene una lógica meramente contable, en contraste del segundo que es más robusto y tiene la lógica adaptada al negocio. A continuación vamos a analizar las grandes ventajas que un ERP Financiero tiene sobre los roles del Contador.

Una visión más integral del negocio

Cuando los Contadores están inmersos en un Software ERP, se encuentran ante la gran ventaja de que todos los procesos misiones de la empresa están a través de todos los módulos, por lo que es posible realizar análisis más a profundidad. Antiguamente, el Software Contable capturaba la información y, en algunos casos, los otros procesos usaban otros Software por lo que implicaba un proceso de transformación de información y mucha manipulación manual que podría acarrear un error humano en términos de consolidación, por lo que los tiempos para analizar la información se volvían largos y tediosos, en consecuencia, muy poco eficientes para los intereses de análisis.

Con un ERP financiero es posible evitar todos esos contratiempos, pues los Software ERP consolidan toda la información generada a través de todos los módulos y en tiempo real, por lo que el tiempo que anteriormente se destinaba para consolidar la información, procesarla y luego analizarla, se destinará para realizar análisis a mayor profundidad y con todas las perspectivas del negocio, por lo que será fácil monitorear e interpretar la gestión de la administración y su alineación con la estrategia con una perspectiva más de una visión contable, por lo que el Contador obtendrá una mayor sensibilidad con el negocio al aumentar la perspectiva del mismo. Así mismo, con base en toda la información que reposa en el Software ERP, el Contador podrá crear y desarrollar tableros de control que le permitirán a través de indicadores realizar análisis conjuntos entre áreas para así incrementar el valor agregado a la operación. Sin duda alguna, este tipo de insumos de información y de despliegues de información permiten que el Contador se consolide como un aliado del negocio, buscando así maximizar la riqueza de los accionistas, quienes en últimas son los que mejor se benefician con la implantación de un Software ERP, así como de la capacidad del Contador de entender y guiar los destinos financieros del negocio alineados con los intereses de los accionistas.

Más reportes, más perspectivas

Es común que entre los Contadores las tablas dinámicas de excel sea una de sus fuentes preferidas de visualización de datos. Sin embargo, todo ese proceso conlleva una manipulación de información desde la extracción, transformación y despliegue de la misma, por lo que hay un tiempo de consumo en función de un despliegue de data normal.

Un ERP financiero posee múltiples reportes que permiten analizar a profundidad y con búsquedas personalizadas tales como:

  • Centros de Costos.
  • Conceptos.
  • Divisiones.
  • Otras previamente definidas.

Por lo que la información se puede acceder desde el momento de la consulta y no esperar para realizar todo un reporte y ahí sí ejecutar el filtro de acuerdo a la necesidad específica del usuario.

Adicionalmente, los reportes bajo un ERP financiero también permiten visualizar la información con gráficos de varios tipos, por lo que la información se vuelve más fácil de interpretar para cualquier usuario de la misma. Todo bajo la antigua premisa de: “una imagen vale más que mil palabras”.

Así mismo, una vez el Contador se haya sensibilizado más con el negocio, se encontrará con la posibilidad de poder diseñar los reportes a su antojo dentro del Software ERP, por lo que el nivel de reportería mejora sustancialmente y, así mismo, la posibilidad de detectar oportunidades de mejora en todas las áreas del negocio. Así mismo, esta reportería es mejorada a nivel exterior, ya que un ERP financiero posee además características para emitir los reportes necesarios que los entes de control necesitan: tales como autoridades de impuestos, entes de control y otros, por lo que esos requerimientos de información ya no serán un dolor de cabeza y podrán ser aprovechados con las bondades de reportería que un Software ERP tiene al poseer la capacidad de realizar tantos filtros sean necesarios para así obtener la información requerida para esos reportes de control.

Automatización de registros

Como en todo ciclo contable, los ciclos son repetitivos y, así mismo, hay procesos sujetos de automatizar, siguiendo el principio básico de la automatización: “cualquier proceso que siga una misma lógica y unos mismos pasos, es susceptible de ser automatizado”. Bajo esa premisa, en el ciclo contable hay registros que se repiten siempre, un ejemplo simple es la depreciación de un activo fijo bajo el método de línea recta, salvo alguna anomalía, el valor de la depreciación mensual será el mismo hasta el final de la vida útil, por lo que, a veces sucede que de no estar automatizado, este se omita y no quede registrado a tiempo.

En un ERP financiero es posible automatizar este tipo de registros, liberando así tiempo para más análisis y valor agregado, que en la composición de un comprobante que hace parte de la rutina del ciclo contable. Aquí un par de ideas que se pueden automatizar haciendo más eficiente la gestión contable:

  • Comprobantes de depreciación.
  • Comprobantes de amortización.
  • Comprobante de re-distribución por centros de costos.
  • Emisión mensual de estado de cuentas a clientes.

Conclusiones

  • Un ERP financiero permite que los Contadores tengan roles más analíticos que operativos, ya que el Software ERP es capaz de absorber varios de los procesos rutinarios y operativos dentro del ciclo contable.
  • Los múltiples reportes dentro un Software ERP permiten que el Contador tenga grandes insumos de información para generar análisis de impacto en corto, mediano y largo plazo para la administración.

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